¿Cómo puede ahorrar dinero tu empresa utilizando un software de CLM?
No cabe duda que las noticias de estas últimas semanas quedarán grabadas en los libros de historia de todos los paÃses del mundo.
Son tiempos complicados los que estamos viviendo, pero como en cualquier situación de desastre, tenemos que adaptarnos porque el golpe viene duro.
La economÃa global siempre tiene bajas. Podemos decir que llegan cada 10 años en promedio.
En esta ocasión, no tenÃamos una crisis de este tamaño desde el 2008.
A diferencia de las más recientes, ahora tenemos que estar semanas encerrados en cuarentena por un virus que causó una pandemia.
Le sumas el pánico global y parece que vivimos en una pelÃcula de Netflix.
Por mucho que nos tengamos que cuidar, no podemos detener la operación de nuestras empresas.
Mira lo que está pasando en todo el mundo. Las cuarentenas son indispensables y nos tenemos que quedar en casa. Salir solo por lo más esencial.
No va a quedar de otra más que trabajar desde la casa.
Bienvenido Home Office
Pablo, en su rol de lÃder de la IACCM (International Association for Contract & Commercial Management), publicó hace un tiempo un artÃculo donde platica sobre el rol del contract manager en los paÃses de habla hispana.
Dentro del rol estratégico de un contract manager (CM), éste debe hacer un análisis profundo de los contratos y encargarse de su ejecución.
Llevar un monitoreo continuo del ciclo de vida de cada contrato para poder reportar a la alta dirección riesgos, tendencias del mercado, temas regulatorios, por mencionar algunos.
Este trabajo parece demasiado si piensas en empresas que tienen más de 10,000 contratos activos al año.
Firmar documentos en papel, controles manuales en excel, creación de contratos usando solamente Word y control de cambios, se convierten en cuellos de botella.
Según la IACCM, el 71% de las empresas sigue revisando sus contratos de manera manual, ya que prefieren hacer desarrollos internos, pero creemos que es un gran error.
Es muy caro, quita mucho tiempo y ya existen empresas que venden licencias de softwares con muchos casos de éxito.
Los CLM pueden automatizar la mayorÃa de las actividades administrativas que debe cuidar un CM. Por ejemplo, reportes de estatus de contratos, alertas de vigencias, aprobaciones.
Hasta hace algunos años se empezaron a volver más famosas y poco a poco fueron siendo adoptados por empresas grandes.
Sin embargo, ahora que no hay otra opción que trabajar desde casa, los CLM se van a volver indispensables.
¿Qué es lo primero que debe cambiar para poder digitalizar las actividades administrativas?
Respuesta rápida: Se necesita digitalizar todo el papeleo.
Creemos que ya no es necesario discutir por qué un documento electrónico es más eficiente y seguro que uno en papel. Aparte, se salvarÃan muchos árboles que se tiran por usar tanto papel.
Para poder digitalizar los documentos de una empresa, es necesario cumplir con ciertos requisitos legales para que cuando los firmes usando una firma electrónica, estos sean válidos.
Una vez que contemos con este requisito cumplido, podemos empezar a analizar las responsabilidades de un CM y de qué manera podrÃamos usar un software para trabajar más fácil.
El ciclo de vida de un contrato digital
No nos vamos a meter a detalle en las responsabilidades de un CM, porque eso lo resume de forma muy clara Pablo en su artÃculo. Solo ahora voy a tomar el orden del proceso contractual: (1) fase inicial; (2) desarrollo; (3) ejecución, y (3) cierre.
La fase inicial es básicamente la carga del cliente o proveedor en el sistema de la empresa para poder registrar sus datos. Recabar documentación legal (documentación corporativa, constancias fiscales, etc.) y siempre contar con los templates más recientes de contratos a la disposición de todo el equipo.
Esto se puede realizar con una interfaz en lÃnea donde se recopila toda la información de las empresas externas para llevar un control de todos sus registros. Después se solicita copia de su información corporativa en un checklist con la información que necesitan.
Los templates más actualizados deben de estar siempre en una ubicación de fácil acceso con la biblioteca de los términos y condiciones contractuales autorizados por el equipo jurÃdico.
Durante el desarrollo, la gran mayorÃa de las actividades administrativas consisten en obtener las aprobaciones internas para liberar documentos.
Normalmente, esto se hace por correo electrónico o se imprimen para recabar firmas.
Esto puede automatizarse en un CLM al aplicar reglas que notifiquen a toda la cadena de aprobaciones cuando tengan que firmar cualquier documento.
Un ejemplo de una regla es: cuando el valor de un contrato sobrepase los USD$10 millones, entonces debes de obtener la aprobación del CFO y del director de compras. Los contratos con valor menor pueden liberarse solo con la firma del director de compras.
Los CLM también pueden mejorar la experiencia en negociación con herramientas que filtren comunicaciones. De esta forma, todos los correos compartidos con un contrato en particular se podrán almacenar como un historial de comunicaciones sobre cada contrato.
De igual forma, te ayudan a llevar un control de versiones mucho más eficiente que te ayuda mucho cuando más de 2 personas están trabajando en el mismo documento.
Aquà es cuando más se necesitan las firmas electrónicas.
En lugar de tener que imprimir dos juegos de documentos y esperar semanas para poder recolectar todas las firmas, podrÃas cargar el documento en PDF en una plataforma y enviarlo a los firmantes por correo y lo firman en su celular donde se encuentren.
Al llegar a este punto, es importante hacer una evaluación del desempeño del equipo. Sin embargo, los KPIs utilizados por la gran mayorÃa de empresas siguen siendo muy básicos.
Cuánto tiempo se tarda un abogado en enviar la primer versión del contrato una vez que recibió la solicitud. En muchas ocasiones existen situaciones fuera de las manos del abogado de las que no se puede llevar un registro y que retrasan este tipo de flujos.
Con un CLM es posible crear reportes automáticos sobre el estatus de todos los contratos, renovaciones automáticas, alertas de contratos próximos a expirar, monitoreo de aprobaciones pendientes. Se pueden crear reportes automáticos de todo, básicamente.
Yo prefiero llamar esta etapa como contratos activos.
Aquà es justamente donde el trabajo del CM tiene una gran oportunidad de desarrollo. El monitoreo y gestión de relaciones comerciales.
SpendMatters publicó un artÃculo muy interesante que se llama Contract and Commercial Lifecycle Management (CCLM): A new approach to enterprise value creation that puts contracts at the core of planning and execution.
- Contract and Commercial Lifecycle Management (CCLM)
La idea fundamental de esta metodologÃa/softwares es que los contratos constituyen el sistema central de registro de operaciones comerciales de cualquier actividad que genere valor a una empresa - no sólo de actividades legales.
El resultado es una nueva forma de orquestar mejores prácticas comerciales, combinando una gestión avanzada de contratos y herramientas digitales para conducir la creación de valor de toda la empresa.
La diferencia con un CLM normal es que un CCLM puede comunicarse con softwares externos como ERPs (usando APIs o WebServices) y sincronizar información para mantener a todos los departamentos dentro de la empresa en sintonÃa.
¿Cómo puedo comenzar a innovar la operación de un CM?
La IACCM publicó otro artÃculo llamado Ten pitfalls to avoid in contracting, donde se describen los errores más comunes durante el trabajo de un CM que le cuestan dinero a una empresa.
El pitfall número 9 es, justamente, la falta de tecnologÃa en las empresas.
No contar con softwares adecuados para automatizar las tareas administrativas de un CM resulta en ineficiencias y en un débil monitoreo de los contratos activos.
También explica la ausencia de reportes de rendimiento, ya que se continúan haciendo de forma manual, y llevar un control de tanta información en una hoja de Excel es casi imposible.
Los contratos son activos muy importantes para cualquier negocio. No utilizar un CLM en tu opración puede resultar en costos innecesarios para tu empresa.
A finales de abril tendremos un webinar de IACCM sobre la IACCM automation tool moderado por Pablo Cilotta.
>>> RegÃstrate al Webinar IACCM: La realidad sobre las herramientas de contract management en LATAM - que se publicará proximamente en www.iaccm.com/events
Pablo Cilotta - IACCM.
Nacido en Mar del Plata, Argentina, Pablo cuenta con una trayectoria legal y contractual en posiciones en Sudamérica (Argentina) y Europa (España). Es abogado, Master en Derecho Empresario, especializado en la gestión de contratos comerciales . Actualmente es Senior Director Southern Europe, South and Central America and Africa” de la IACCM, liderando la expansión de la asociación en dichas regiones.
Pepe Toriello - Fundador Red de Firmas
Pepe Toriello es licenciado en derecho por el ITAM y ex alumno de Northwestern University donde cursó su maestrÃa en derecho y negocios.
Ha sido profesor invitado en escuelas como ITAM, Northwestern y Fordham para platicar sobre innovación legal y marketing para abogados.
Fundó Red de Firmas, una consultora mexicana que asesora a despachos y equipos legales de corporativos a innovar su operación implementando herramientas de legaltech y a ejecutar estrategias de marketing digital.